Utiliser un outil numérique est une nécessité pour gérer un grand nombre de couverts. Rencontre avec Marlène, directrice commerciale du groupe Food Connection.
Gérer un restaurant, surtout lorsque celui-ci accueille un grand nombre de couverts, est un défi qui nécessite organisation, anticipation, et un personnel formé. Mais au-delà de ces aspects humains, les outils numériques deviennent indispensables pour optimiser la gestion des réservations et garantir une expérience client fluide. C’est ce qu’a compris le groupe toulousain La Food Connection, qui, avec ses différents établissements, parvient à gérer un nombre impressionnant de couverts chaque jour, tout en maximisant son chiffre d’affaires.
La Food Connection, en pleine expansion à Toulouse, gère quatre établissements : les restaurants « Alimentation », le bar « Les Boulistes », la guinguette « Canaille Club » et le tout nouveau « Dumbo ». Avec des capacités impressionnantes, notamment 280 couverts pour « Dumbo » et 1400 pour le « Canaille Club », il est essentiel pour le groupe de recourir à des outils numériques afin de gérer un grand nombre de couverts tout en augmentant leur chiffre d’affaires. Avec autant de couverts à disposition en simultané, il n’y a pas photo. Sur la scène européenne des grosses machines, La Food Connection est en bonne voie pour rafler la première place.
Nous avons rencontré Marlène, directrice commerciale de La Food Connection, pour qu’elle nous explique comment ils arrivent à gérer un grand nombre de couverts au quotidien.
L’utilisation d’une aide numérique est essentielle
L’année dernière, nous avions encore une personne qui prenait son service en début d’après-midi pour la réponse téléphonique. Cette année, nous avons essayé de faire sans ça, pour se reposer uniquement sur Guestonline. Le taux de réservation en ligne est aujourd’hui équivalent à 70%.
Marlène, Food Connection
Ça fait quelques années que les restaurants du groupe La Food Connection utilisent Guestonline. L’outil numérique les aide sur différents points :
1. Centralisation des réservations : Guestonline permet de centraliser toutes les réservations, qu’elles proviennent du site internet, des réseaux sociaux comme Facebook, ou encore par téléphone. Cette centralisation facilite le suivi et évite les erreurs de double réservation, ce qui est crucial lorsque l’on doit gérer un grand nombre de couverts.
2. Optimisation du plan de salle : Chaque jour, le placement des tables est géré minutieusement à l’aide de l’outil. Marlène précise que la gestion du plan de salle peut habituellement prendre jusqu’à une heure et demie. Cette optimisation est cruciale pour maximiser le nombre de couverts et, par conséquent, le chiffre d’affaires du restaurant.
3. Communication efficace entre les services : L’outil numérique permet de communiquer efficacement entre les différents services du restaurant, en renseignant sur le nombre de groupes, les formules choisies, les régimes alimentaires particuliers, ou encore les demandes spécifiques des clients. Une telle coordination est essentielle pour gérer un grand nombre de couverts sans compromettre la qualité du service.
De l’aveu même de Marlène, si ils n’utilisaient pas Guestonline, ils ne s’en sortiraient pas.
Le personnel : un atout majeur pour gérer un grand nombre de couverts
Gérer de tels volumes au quotidien, ça commence avec des bons éléments et une équipe très soudée.
Marlène, Food Connection
Même avec les meilleurs outils numériques, le succès d’un restaurant dépend avant tout de son personnel. Chez La Food Connection, la gestion d’un grand nombre de couverts repose sur une équipe soudée et bien formée. Marlène souligne l’importance d’avoir des « bons éléments » pour réussir à gérer un grand nombre de couverts.
L’organisation du personnel est très hiérarchisée, avec des serveurs, des runners, des barmen, des hôtesses, des chefs d’équipe et des managers. Par exemple, au Canaille Club, qui accueille jusqu’à 1400 couverts, l’équipe compte environ 200 employés, principalement des étudiants. Les hôtesses, managers et le directeur sont tous formés à l’utilisation de Guestonline, accessible sur iPad ou ordinateur fixe. Cette formation permet au personnel de gérer efficacement un grand nombre de couverts et de contribuer à l’augmentation du chiffre d’affaires du restaurant.
Gérer un grand nombre de couverts : optimiser le plan de table
Le plan de salle est l’élément le plus important de leur organisation. Marlène insiste sur ce point :
Pour parler en termes financiers, un plan de salle mal fait peut faire perdre de l’argent au restaurateur. Si on optimise mal le plan de salle sur des restaurants avec un tel nombre de couverts, on peut perdre jusqu’à 200 couverts par soir.
Marlène, Food Connection
Cette perte potentielle de couverts impacte directement le chiffre d’affaires du restaurant. Pour éviter cela, l’optimisation du plan de salle est une tâche quotidienne chez La Food Connection. En fonction des aléas climatiques ou des réservations de dernière minute, le plan de salle peut être retravaillé pour maximiser le nombre de couverts disponibles. Que vous gériez 30 ou 1000 couverts, l’optimisation du plan de salle est essentielle pour augmenter le chiffre d’affaires de votre restaurant.
En bref : comment gérer un grand nombre de couverts ?
Gérer un grand nombre de couverts dans un restaurant est un défi de taille, mais avec les bons outils et une équipe compétente, il est possible de transformer ce défi en opportunité pour augmenter le chiffre d’affaires. Chez La Food Connection, la combinaison d’outils numériques comme Guestonline et une équipe bien formée permet de gérer efficacement des milliers de couverts chaque jour.
Tout est une question d’échelle, mais la solution est la même. Pour 40 ou 400 couverts, Guestonline est parfaitement adapté pour vous aider à gérer un grand nombre de couverts. Les outils principalement utilisés par Food Connection sont:
1. Le système de réservation en ligne : que ce soit sur le site internet ou via les réseaux sociaux, la possibilité pour les clients de réserver en ligne facilite la gestion des réservations et réduit la charge de travail du personnel.
2. Le cahier de réservation pour des plans de table optimisés : l’optimisation du plan de salle, chaque jour, permet de maximiser le nombre de couverts disponibles et d’augmenter le chiffre d’affaires du restaurant.
3. Le connecteur Lightspeed pour la caisse enregistreuse : cet outil permet une gestion fluide des paiements, indispensable pour un service efficace.
Outre le numérique, le personnel est un des éléments principaux pour s’assurer une bonne gestion du nombre de couverts. Comment allier les deux pour plus de rentabilité ? Découvrez comment outiller le personnel de votre restaurant !
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