Le succès d’un restaurant saisonnier repose sur sa capacité à générer un maximum de chiffre d’affaires sur une période bien plus courte qu’un restaurant traditionnel, le tout avec une équipe qui évolue chaque année. La rentabilité est étroitement liée aux couverts qu’il va pouvoir accueillir et servir. C’est ici que la gestion des réservations joue un rôle déterminant.
Quel outil choisir pour optimiser les réservations ?
Il existe de nombreux outils de réservations : spécialisés, tout-en-un, intégré à votre site internet, etc. La question n’est pas forcément de choisir l’outil le plus puissant, le plus rapide ou encore le plus complet. Mais plutôt de trouver l’outil qui correspond au mieux à votre mode de fonctionnement, bien souvent unique. Nous allons tenter de déterminer quels sont les critères les plus importants pour trouver chaussure à votre pied pour cette saison.
Les caractéristiques à considérer
Flexibilité : Adaptabilité aux variations saisonnières
Il est conseillé d’utiliser un outil malléable que vous allez pouvoir modifier et personnaliser à votre guise. Vous n’êtes jamais à l’abri d’une modification de dernières minutes, il est donc essentiel d’être autonome sur votre logiciel de réservation. Voici quelques paramètres sur lesquels il est conseillé d’avoir la main :
- Création et modification du ou des plans de salle
- Gestion de vos périodes d’ouvertures
- Ouverture et fermeture des réservations en ligne
- Personnalisation des messages et de votre module de réservation
- Gestion de comptes employés
- Import et export de votre fichier clients
Interface utilisateur : Convivialité pour le personnel et les clients
Le personnel qui va gérer le service de votre restaurant saisonnier change constamment, notamment lors des saisons, alors que près de 200000 postes sont à pourvoir. Il est primordial que l’outil soit intuitif et ergonomique pour que votre staff ne perde pas de temps lors du service. Idéalement, privilégiez un outil disponible sur plusieurs plateformes (mobile / iPad / PC) afin de pouvoir travailler en équipe.
Dans le but de maximiser le nombre de réservations, il est tout aussi important que l’outil soit agréable et efficace à utiliser pour vos clients. L’expérience client de votre client commence bien avant lors de son arrivée dans votre restaurant. Quelques éléments font la différence : module de réservation en plusieurs langues, affichage des événements, un processus réservation simple et rapide, réservation en direct depuis votre site internet, fiche Google, Instagram et Facebook
Fonctionnalités spécifiques : Soyez précis et efficace
Un logiciel de gestion de réservation efficace doit améliorer votre rentabilité, l’expérience de vos clients et vous faire gagner du temps. Pour cela, voici quelques fonctionnalités clés qui vous seront bien utiles tout au long de votre saison :
- Réservation en ligne, pour gagner du temps et optimisez votre taux de remplissage automatiquement
- Gestion de file d’attente automatique, fluidifier les passages et avertissez automatiquement vos clients par SMS
- Plan de salle dynamique, placez vos clients et connaissez en temps réel vos tables disponibles
- Fichier clients, reconnaissez et fidélisez sans effort année après année vos clients habitués même si vos équipes changent
- Prépaiement et empreinte bancaire, éliminez les no-shows et ne laissez plus une table vide
- Gestion des événements et menus, annoncez vos informations spécifiques dès la réservation afin de gagner du temps
- Profils employés, gérez les droits pour chaque employé et accédez à un historique de chaque modification des réservations
Conseils additionnels pour choisir le bon outil
Évaluer les besoins spécifiques de votre restaurant saisonnier
Pour le bon fonctionnement de votre restaurant saisonnier, vous avez parfois d’aller un peu plus loin que de la simple gestion de réservation. Afin d’éviter les mauvaises surprises le jour J, pensez également aux cas plus exceptionnels. Comment par exemple : Avez-vous une connexion internet sur place ? Organisez-vous des événements spéciaux qui demandent du prépaiement ? Est-ce important pour vous de savoir s’il y a des enfants dans la réservation ? etc.
Considérer la facilité d’intégration avec vos systèmes existants
De plus en plus d’outils de gestion de réservation sont connectés avec votre écosystème. Cela vous permet bien souvent de gagner du temps, d’améliorer l’expérience utilisateur et consolider votre fichier clients avec de précieuses informations telles que le ticket moyen par personne. D’ailleurs Guestonline est déjà connecté avec plus de 35 intégrations (caisses enregistreuses, bons cadeaux, PMS, etc.)
Prendre en compte le support client et la formation
Vous et votre équipe avez besoin d’aide pour utiliser votre logiciel de réservation, parfois même en plein service ? Ne sous-estimez pas l’importance d’un bon service client accessible et disponible immédiatement. Chez nous, le service support est disponible 365 jours par an, aucuns frais de mise en place de la solution et vous disposez d’une formation complète au lancement.
Conclusion
Finalement tout est une question d’équilibre. La clé réside sans doute à trouver une solution simple à utiliser pour vos équipes et pratique pour vos clients. Cette dernière doit disposer de fonctionnalités de base pour la gestion de votre restaurant saisonnier afin de gagner du temps sur l’opérationnel. N’oubliez pas de comparer le coût de cette solution, mais attention aux frais cachés de certains acteurs. Cerise sur le gâteau, vérifier sur ce logiciel peut être connecté à vos autres logiciels et assurez-vous d’avoir un service client de qualité.
Pourquoi payer un outil toute l’année ? Avec Guestonline Saison, couper votre abonnement entre chaque saison et conserver votre fichier clients. En savoir plus ?
