Introduction
L’une des denrées les plus rares en restauration est le temps. Les journées ne fessant que 24 heures et le personnel manquant cruellement, chaque minute compte pour votre activité. Gagner du temps dans la gestion d’un restaurant est essentiel pour augmenter la rentabilité globale, mais pas que..
Disposer de plus de temps permet également d’améliorer l’efficacité opérationnelle, d’optimiser la gestion des ressources et d’offrir une meilleure expérience client. Voici 5 conseils pour gagner de précieuses minutes chaque jour.
Centralisez vos réservations pour gagner du temps
Intégration avec le site web et les réseaux sociaux du restaurant
Intégrer un module de réservation en ligne sur votre site internet est sans doute l’un des meilleurs moyens de gagner du temps au quotidien. Réduisez drastiquement le temps passé au téléphone et gagnez jusqu’à deux heures par jour sur la gestion de vos réservations. Cerise sur le gâteau, vous pouvez aussi intégrer votre module de réservation sur votre fiche Google, Instagram et Facebook.
Astuce : indiquez sur votre répondeur téléphonique qu’ils peuvent réserver en ligne sur votre site internet.
Fonctionnalités de centralisation des réservations
Centralisez en un seul et même endroit toutes vos réservations via un logiciel de gestion de réservation connecté à ces dernières. Vos sources de réservation sont multiples : téléphone, site internet, plateforme de réservation, réseaux sociaux. Plus besoin de vous connecter sur chaque plateforme et de les recopier une à une.
Astuce : c’est un bon moyen pour éviter l’overbooking et savoir quelle est votre meilleure source de réservation
Automatisez les rappels et confirmations pour gagner du temps
Configuration des rappels automatiques pour les clients
Activez le rappel automatique de réservation pour vos clients. Plus besoin de rappeler par téléphone vos clients un à un. Un e-mail ou SMS est envoyé automatiquement à votre client un jour avant sa réservation.
Astuce : pour aller plus loin, vous pouvez même utiliser le reconfirmation automatique sur le même procédé
Processus de confirmation automatique des réservations
Tirez parti de la confirmation automatique de réservation. Si 60% de vos réservations sont des tables de 2 personnes le midi, configurez votre logiciel de réservation afin qu’il valide automatiquement cette typologie de demande. Il ne vous restera que les réservations plus atypiques à gérer manuellement.
Astuce : utilisez une règle automatique le midi et une autre le soir si votre typologie de client change
Optimisez votre planning pour gagner du temps
Vue d’ensemble du planning des réservations
Utilisez au quotidien une vue globale de vos réservations en liste. En seul coup d’œil, gérez l’ensemble de vos réservations et notes afin de préparer votre service. Cela vous permet également de connaître vos disponibilités en temps réel et les prochaines réservations à arriver.
Astuce : travaillez à plusieurs en équipe depuis n’importe où et en même temps pour ne louper aucune réservation
Allocation efficace des tables
Allouez efficacement les tables de votre restaurant avec un plan de salle dynamique. Cela vous permet d’avoir une visualisation de vos espaces bien pratique au moment de positionner vos tables et d’accueillir vos clients sur les tables disponibles.
Astuce : prêtez attention aux codes couleurs pour identifier en un instant les tables qui doivent se libérer prochainement pour accueillir la réservation suivante
Analysez et connectez vos données pour gagner du temps
Utilisation des données pour suivre les tendances de réservation
Étudiez les données de votre salle pour suivre les tendances de réservation. Identifier les périodes de forte et affluence vous permet d’ajuster la capacité de table (ou salles) ainsi que le personnel. Une bonne anticipation en amont permet une meilleure efficacité par la suite
Astuce : repérez facilement les meilleurs jours de la semaine avec vos statistiques de réservation et anticiper au mieux ces services clés
Connexions entre vos logiciels
Connectez les différents outils de votre écosystème entre eux. En connectant votre logiciel de réservation à votre caisse enregistreuse, ou encore à votre PMS vous gagnerez un temps précieux en évitant de recopier toutes les informations clients.
Astuce : obtenez un fichier clients encore plus riche en récupérant le ticket moyen par convive dans votre logiciel de réservation
Fluidifiez votre gestion des clients en attente pour gagner du temps
File d’attente automatique
Automatisez la gestion de votre file d’attente. Avertissez automatiquement par SMS votre client lorsque sa table est disponible. Si ce dernier ne se présente pas dans un laps de temps, passez au suivant. C’est autant de temps que vous pouvez passer à réaliser d’autres tâches dans le restaurant
Astuce : indiquez la durée durant laquelle lui garder sa table avant de l’attribuer au suivant sur la liste
Applications iPad et smartphone
Servez-vous de l’application iPad et mobile pour transporter votre cahier de réservation à travers tout votre restaurant. Travaillez à plusieurs sur différents appareils en même temps et éviter les allers-retours inutiles à l’accueil.
Astuce : utilisez l’application mobile pour ne louper aucune réservation en dehors du restaurant, l’iPad pour évoluer en salle et la version web à l’accueil
Conclusion
En utilisant correctement votre logiciel de réservation pour restaurant, gagner chaque jour plusieurs heures. Centralisez vos réservations, automatisez vos rappels, optimisez votre planning, analysez vos données ou encore, fluidifiez automatiquement vos flux de clients en attente sont les clés pour gagner du temps.
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